Şirketler İçin KEP Zorunluluğu: 2026 Tam Rehber

Kısa cevap: Türkiye'de "her şirket KEP almak zorundadır" diyen tek bir hüküm yoktur. Ancak 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 18/3. maddesi, tacirler arasındaki temerrüt, fesih ve sözleşmeden dönme ihtarlarının noter, taahhütlü mektup, telgraf veya güvenli elektronik imzalı KEP ile yapılmasını öngörür. Bu ihtarları elektronik yoldan göndermek isteyen şirket için KEP fiilen zorunludur. Resmî makamların size göndereceği tebligatlar ise ayrı bir sistem olan e-Tebligat (UETS) ile yapılır ve birçok şirket için zorunludur.

Bu rehber, "şirketim KEP almak zorunda mı?" sorusunu mevzuat dayanağıyla yanıtlıyor; KEP ile UETS farkını, hesabın nasıl açıldığını ve maliyet karşılaştırmasını içeriyor.

KEP zorunlu mu, kimler için?

Soruyu üçe ayırmak gerekir, çünkü karıştırılan üç ayrı şey var:

Yani: UETS zorunluluğunuz olabilir ama bu KEP hesabınız olduğu anlamına gelmez. İkisi ayrı sistemlerdir ve biri diğerinin yerini tutmaz.

KEP zorunluluğunun hukuki dayanağı nedir? (TTK m.18/3)

Kanun maddesine göre tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe veya sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbar ve ihtarlar şu dört yoldan biriyle yapılır:

• Noter aracılığıyla
• Taahhütlü mektupla
• Telgrafla
• Güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemiyle

Dikkat edilmesi gereken nokta, maddedeki "güvenli elektronik imza kullanılarak" ifadesidir. KEP hesabınızın olması tek başına yetmez; ihtarı gönderen yetkilinin nitelikli e-imzası da olmalıdır. Bu yüzden şirketler genellikle ikisini birlikte alır.

TTK m.1525 ne diyor?

Aynı Kanunun 1525. maddesi kapsamı genişletir: tarafların açıkça anlaşması hâlinde ihbarlar, ihtarlar, itirazlar ve benzeri beyanlar ile fatura, teyit mektubu gibi belgeler de güvenli elektronik imza kullanılarak KEP ile gönderilebilir.

Pratik sonuç: sözleşmelerinize "taraflar arası bildirimler KEP ile yapılabilir" hükmü koyduğunuzda, rutin ticari yazışmalarınızı da delil niteliğiyle elektronik ortama taşıyabilirsiniz.

KEP ile e-Tebligat (UETS) arasındaki fark nedir?

Bu, en sık karıştırılan konu. İkisi farklı yönlerde çalışır:

Kısaca: UETS almanız zorunlu olabilir, ama UETS ile karşı tarafa ihtar gönderemezsiniz. İhtar için KEP gerekir.

Hangi şirketler UETS kapsamındadır?

Elektronik Tebligat Yönetmeliği, elektronik tebligat adresi almak zorunda olan kesimleri sayar. Başlıcaları:

• Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler
• Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları
• Noterler, avukatlar, arabulucular ve bilirkişiler
• Sigorta ve reasürans şirketleri ile emeklilik şirketleri
• Baro, kooperatif ve birlikler gibi tüzel kişiler

Listenin tamamı ve sizin durumunuza uygulanışı için Yönetmeliğin ilgili maddesine bakmanız veya mali müşavirinize / avukatınıza danışmanız gerekir. Biz mevzuat yorumu yapmıyoruz; yalnızca KEP hesabınızı açıyoruz.

KEP hesabı olmazsa ne olur?

KEP hesabı olmayan bir şirket için doğrudan bir idari para cezası öngörülmüş değildir. Somut risk şudur:

• İhtarı elektronik yoldan gönderemezsiniz. Geriye noter, taahhütlü mektup veya telgraf kalır — üçü de daha yavaş ve daha pahalıdır.
• Delil sıkıntısı yaşarsınız. Normal e-posta ile gönderilen ihtarın karşı tarafa ulaştığını ispat etmek zordur; uyuşmazlıkta bu size zaman ve para kaybettirir.
• Süreli işlemlerde geç kalırsınız. Temerrüt ihtarı gibi işlemlerde gün önemlidir; noterde geçen süre aleyhinize işleyebilir.

Şirketler KEP'i nerelerde kullanır?

• İhtar ve ihbarlar: Ödemeyen müşteriye temerrüt ihtarı, tedarikçiye fesih bildirimi.
• Sözleşme süreçleri: Değişiklik, uzatma ve fesih bildirimlerinin belgeli iletimi.
• Kurumlarla yazışma: Resmî başvuru ve bildirimlerin delil niteliğinde gönderilmesi.
• Çalışanlarla yazışma: Belgelenmesi gereken bildirimler (iş hukukuna ilişkin konularda avukatınıza danışın).
• Delil arşivi: Gönderilen ve alınan tüm iletilerin hizmet sağlayıcı nezdinde güvenli saklanması.

KEP teknik olarak ne sağlıyor?

Normal e-postadan farkı, sürecin her adımının bağımsız bir hizmet sağlayıcı tarafından kayıt altına alınmasıdır:

• Kimlik kesinliği: Gönderenin kim olduğu doğrulanmıştır.
• Zaman kesinliği: Gönderim ve teslim anı zaman damgasıyla sabitlenir.
• İçerik bütünlüğü: İletinin sonradan değiştirilmediği kanıtlanabilir.
• Teslim kanıtı: Karşı tarafın iletiyi aldığı ve okuduğu bilgisi delil niteliğinde kayda geçer.
• Saklama: İletiler mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklanır.

Zorunluluk dışında KEP'in şirkete faydası ne?

Maliyet ve hız karşılaştırması:

Düzenli ihtar gönderen bir şirkette KEP'in yıllık maliyeti, genellikle birkaç noter ihtarnamesinin masrafının altında kalır.

KEP hesabı için e-imza şart mı?

TTK m.18/3 kapsamındaki ihtarlar için evet — madde açıkça "güvenli elektronik imza kullanılarak" diyor. Ayrıca KEP hesabı açılışında kimlik doğrulaması için de e-imza kullanılması yaygındır.

Bu nedenle kurumsal başvurularda genellikle iki şeyi birlikte planlıyoruz: hesabı kullanacak yetkililer için nitelikli e-imza ve şirket adına KEP hesabı. E-imza tarafını Sakarya şubemizden aynı gün, yaklaşık 15 dakikada teslim ediyoruz.

Kurumsal KEP hesabı nasıl açılır?

1. Teklif alın. Kullanıcı sayısı ve saklama ihtiyacınızı iletin; size özel teklif hazırlayalım.
2. Belgeleri hazırlayın. Şirket bilgileri, imza sirküleri ve hesabı kullanacak yetkililerin kimlik/yetki belgeleri.
3. Doğrulama. Yetkililerin kimlik doğrulaması yapılır.
4. Aktivasyon. Hesabınız aynı gün aktifleşir.
5. E-imzaları tamamlayın. İhtarları imzalayacak yetkililer için nitelikli e-imza edinin.

KEP paketleri ne kadar?

KEP fiyatları, kullanıcı sayısı ve saklama alanına göre değiştiği için teklif usulüdür. Paket içerikleri:

Her iki pakette de BTK yetkili KEP hesabı, yasal delil niteliğinde teslim, teslim ve okundu bildirimi bulunur. Güncel paketler için fiyatlandırma sayfamıza bakabilir, teklif için bize ulaşabilirsiniz.

KEP hesabının süresi bitince ne olur?

KEP hesabının da bir geçerlilik süresi vardır. Süre dolduğunda hesap üzerinden gönderim yapamazsınız; bu nedenle bitiş tarihini önceden takip etmek gerekir.

Süre dolmadan yenilerseniz aynı KEP adresiyle devam edebilirsiniz — adresinizi sözleşmelerinize ve antetli kâğıdınıza yazdıysanız bu önemlidir. Geçmişte gönderdiğiniz iletilerin delil değeri, gönderim anında hesap geçerli olduğu sürece korunur.

Yenileme zamanı yaklaştığında bize yazmanız yeterli; kullanıcı sayınız veya saklama ihtiyacınız değiştiyse paketi yeniden birlikte belirleriz.

KEP adresi nasıl görünür?

KEP adresi, normal bir e-posta adresine benzer ama hizmet sağlayıcının KEP alan adını taşır. Şirket adına açılan hesaplarda adres genellikle şirket unvanıyla ilişkilendirilir.

İki pratik not:

• KEP adresinize normal e-posta ile ileti gönderilemez; yazışma yalnızca KEP sistemi içinde delil niteliği taşır.
• KEP adresinizi sözleşmelerinize, faturalarınıza ve web sitenize yazarak karşı tarafın size bu yoldan ulaşmasını kolaylaştırabilirsiniz.

KEP'i şirket içinde kim kullanır?

Kurumsal KEP hesabı şirket adına açılır; hesabı kullanacak yetkililerin kimlik ve yetki doğrulaması yapılır. Çok kullanıcılı ihtiyaçlar için kurumsal paketlerde ek kullanıcı ve yüksek saklama alanı seçenekleri sunuyoruz.

Pratikte şirketler hesabı genellikle hukuk, muhasebe veya idari işler biriminde konumlandırır ve ihtarı imzalayacak yetkilinin e-imzasıyla eşleştirir. Kurumsal yapılandırma için kurumsal çözümlerimize bakabilirsiniz.

KEP ile gönderilen ileti mahkemede nasıl delil olur?

KEP'in değeri, uyuşmazlık çıktığında ortaya çıkar. Gönderdiğiniz ihtarın karşı tarafa ulaştığını iddia etmekle ispat etmek arasındaki fark budur.

KEP hizmet sağlayıcısı, gönderim ve teslim süreçlerine ait kayıtları üretir ve saklar. Bu kayıtlar, iletinin kimden çıktığını, ne zaman gönderildiğini, karşı tarafa ne zaman ulaştığını ve içeriğin değişmediğini gösterir. Güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgelerin delil değeri konusunda ayrıca Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 205. maddesi önemlidir; madde, güvenli elektronik imzayla oluşturulan verilerin senet hükmünde olduğunu düzenler.

Pratik sonuç: KEP ile gönderdiğiniz temerrüt ihtarının tarihini tartışmaya açmak, karşı taraf için çok daha zordur.

KEP'e geçmeden önce şirket içinde ne hazırlanmalı?

Hesabı açmadan önce şu dört soruyu netleştirmenizi öneriyoruz:

1. Kim kullanacak? Hesabı fiilen kullanacak birim (hukuk, muhasebe, idari işler) ve kişi sayısı.
2. Kim imzalayacak? TTK m.18/3 ihtarlarında imza yetkisi olan kişi kimse, e-imzası da onda olmalı.
3. Ne kadar saklama gerekiyor? Ekli belgelerle çalışıyorsanız 5 GB hızlı dolabilir; 3 yıllık pakette 10 GB sunuyoruz.
4. Sözleşmeleriniz uygun mu? TTK m.1525 kapsamında rutin bildirimleri de KEP ile yapmak istiyorsanız sözleşmelerinize ilgili hükmü eklemeniz gerekir — bu konuda avukatınızla görüşün.

KEP kullanırken sık yapılan hatalar

• Hesabı açıp e-imzayı unutmak. KEP hesabı tek başına TTK m.18/3 ihtarı göndermeye yetmez; imza yetkilisinin nitelikli e-imzası da gerekir.
• UETS ile KEP'i karıştırmak. UETS adresiniz olması, ihtar gönderebileceğiniz anlamına gelmez.
• Hesabı tek bir kişiye bağlamak. O kişi işten ayrıldığında veya izinde olduğunda süreç durur; yetkilendirmeyi baştan planlayın.
• Saklama alanını takip etmemek. Alan dolduğunda gönderim aksayabilir.
• Süre bitimini kaçırmak. KEP hesabının da e-imza gibi bir geçerlilik süresi vardır; bitiş tarihini takviminize ekleyin.

KEP ve KVKK: kişisel veri açısından ne değişir?

KEP üzerinden gönderilen iletiler de kişisel veri içerebilir ve 6698 sayılı KVKK kapsamındadır. KEP'in avantajı, iletilerin güvenli biçimde iletilmesi ve hizmet sağlayıcı nezdinde korunarak saklanmasıdır; ancak veri sorumlusu olarak yükümlülükleriniz ortadan kalkmaz.

Aydınlatma metinleriniz ve saklama sürelerinizle ilgili olarak hukuk danışmanınızla çalışmanızı öneriyoruz. Kendi veri işleme yaklaşımımızı KVKK sayfamızda yayınlıyoruz.

Sakarya'daki şirketler KEP başvurusunu nasıl yapar?

Adapazarı'ndaki ticari işletmelerden Hendek ve Ferizli organize sanayi bölgelerindeki üretici firmalara kadar Sakarya'nın her yerinden kurumsal KEP başvurusu alıyoruz. Serdivan ve Arifiye'deki firmalar için şubemiz birkaç dakikalık mesafede.

Başvuru için şubeye gelmeniz şart değil; belgeleri ilettikten sonra süreci telefonla yürütebiliriz. Şube bilgileri ve ilçelerden ulaşım için Sakarya E-İmza Rehberi yazımıza bakabilirsiniz.

Özet

KEP'in temel kavramları için KEP Nedir, Kimler Almak Zorunda? yazımızı, e-imza ile farkı için E-İmza ile KEP Arasındaki Fark yazımızı okuyabilirsiniz. Teklif için 0850 777 11 45.

Not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki görüş yerine geçmez. Mevzuat değişebileceğinden, kendi durumunuz için avukatınıza veya mali müşavirinize danışın.